La période de prise des congés est fixée par accord d’entreprise ou à défaut par accord de branche. A défaut d’accord, elle est définie par l’employeur après avis du comité social et économique (CSE).
Cette période doit comprendre obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.
La période ordinaire de vacances doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant son ouverture, sous peine de devoir indemniser le salarié qui n’aurait pas pris ses congés.
Définir clairement l’ordre et la date de départ en congés
L’accord d’entreprise ou de branche définit l’ordre des départs en congés des salariés pendant la période de prise des congés. A défaut d’accord, cet ordre est défini par l’employeur après avis du CSE et repose sur des critères tels que :
– l’ancienneté du salarié dans l’entreprise,
– l’éventuelle activité du salarié chez un ou plusieurs autres employeurs,
– la situation de famille du salarié (possibilités de congés du conjoint),
– la charge de famille en lien avec les dates de vacances scolaires.
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L’ordre des départs en congés est communiqué, par tout moyen à chaque salarié un mois avant son départ, sous peine de devoir indemniser le salarié qui n’aurait pas pris ses congés.
Maitriser la règle du fractionnement des congés
Sauf dérogation, la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut pas excéder 24 jours ouvrables. La 5e semaine de congé ne peut donc pas en principe être accolée au congé principal.
Deux règles sont à respecter concernant les congés payés :
– lorsque le congé ne dépasse pas 12 jours ouvrables, il doit être continu,
– la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables.
Par ailleurs, lorsque l’un de vos salariés prend une partie de son congé principal en dehors de la période légale (du 1er mai au 31 octobre), il a droit à des congés supplémentaires appelés jours de fractionnement. Selon le nombre de jours restant après le 31 octobre, votre salarié pourra bénéficier jusqu’à 2 jours de congés supplémentaires.
Lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est au moins égal à 6, le salarié a le droit à 2 jours ouvrables de congés supplémentaires.
Lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de cette même période est compris en 3 et 5, il a droit à un jour supplémentaire.
Toutefois, vous pouvez décider d’autoriser un salarié à prendre une partie de son congé principal de 4 semaines après le 31 octobre et lui demander de renoncer aux jours supplémentaires de fractionnement. Pensez à exiger du salarié une renonciation écrite.
Pour toutes informations complémentaires, notre service social est à votre écoute !